Rechnungsformular
Das Rechnungserstellungsformular
Hiermit schreiben Sie Ihre Rechnungen.
Die Kunden Adressdaten werden automatisch übernommen.
Im oberen Teil sehen Sie die Adressdaten des Kunden.
Danach das Auswahlfeld zur Auswahl Ihrer eigenen Firma (da Sie in dieser
Datenbank mehrere verschiedene Firmen verwalten können, haben Sie hier die
Auswahl dafür).
Darunter die Felder für Ihre Rechnungserstellung.
Zuerst wählen Sie eine eigene Firma aus dem Listenfeld aus.
Dann geben Sie ein Rechnungsdatum vor.
Nun zeigt das Formular, Ihren Einstellungen entsprechend, die
Abrechnungsmöglichkeiten an.
Das Kästchen "Rechnung für Vormonat?" ist für das
Anschreiben gedacht. Es bewirkt, dass im PDF-Anschreiben und im Dateinamen des
PDFs der Vormonat des Rechnungsdatums angezeigt bzw. gespeichert wird. Das ist sinnvoll,
wenn Sie am Monatsanfang die Rechnungen für den vorigen Monat schreiben.
Können Sie Km-Geld berechnen, aktivieren Sie das entsprechende
Auswahlkästchen.
Sie haben die Einzelpreis/Gesamtpreis Option in Ihrem Firmenformular
gewählt:
In der unteren Tabelle geben Sie Menge, Bezeichnung und Einzelpreis (ohne
MwSt.) an.
Die Summen werden daraufhin automatisch berechnet.
Die untere Zeile zeigt die Gesamtsumme an.
Sie haben Honorar pro Std. in Ihrem Firmenformular gewählt:
Sie geben die Stundenzahl und die Bezeichnung der Tätigkeit an. (Achten Sie
darauf, dass das Honorar (ohne MwSt.) im Feld Honorar angegeben ist.)
Die Gesamtsumme wird daraufhin automatisch berechnet.
Eine Besonderheit stellt die Möglichkeit dar, die Outlooktermine in die
Rechnungen einzufügen. Mehr dazu sehen Sie, wenn Sie auf die Schaltfläche
"Outlook Termine" klicken.
(Das funktioniert natürlich nur bei Honorar pro Std. Abrechnungen).
Sie haben die Gebührenordnung in Ihrem Firmenformular gewählt:
Geben Sie hier zuerst das aktuelle Datum ein, dann den Namen des Patienten.
Fügen Sie ein Anschreiben bei, das auf der Rechnung erscheinen soll,
klicken Sie auf das Feld "Anschreiben auf der Rechnung". Daraufhin
erscheint ein Eingabefeld dafür. Sollten Sie danach noch Korrekturen machen
wollen, drücken Sie auf die Schaltfläche mit den drei kleinen Punkten.
"Mit Diagnose" öffnet sich ein Eingabefeld, in dem Sie Ihre
Diagnose auf der Rechnung eintragen können. Als kleine Hilfe gibt es die
Einträge der ICD 10 für den Bereich Psychotherapie, die Sie in Ihre Diagnose
integrieren können. Sollten Sie danach noch Korrekturen machen wollen, drücken
Sie auf die Schaltfläche mit den drei kleinen Punkten.
Jetzt geben Sie das Datum der zu berechnenden Therapiestunde ein
(Doppelklick auf das Feld "Datum" öffnet einen kleinen Kalender).
Als Nächstes klicken Sie im Feld Gebührnummer (Gb.Nr.) auf den Pfeil nach
unten und wählen die entsprechende Nummer aus. (Als Beispiel ist die
Gebührenordnung für Heilpraktiker für Psychotherapie aufgeführt).
Danach erscheinen die Tätigkeit und das Honorar auf der Rechnung (das
Honorar kann auch ggf. angepasst werden). Ganz unten erscheint die
Gesamtrechnungssumme.
Haben Sie das Km-Geld Kästchen aktiviert:
Können Sie unten die gefahrenen Km eingeben und das Ziel.
Die Berechnung findet automatisch statt, mit dem Km-Satz, den Sie eingegeben
haben.
Achtung, die Berechnung findet erst dann statt, wenn Sie dazu Eingaben
gemacht haben!
Wenn die Rechnung schon bezahlt ist, aktivieren Sie das Kästchen
"Bezahlt".
(Ein Vermerk auf der Rechnung bestätigt das dann dem Kunden).
Wenn der Kunde eine alternative Rechnungsadresse wünscht, aktivieren
Sie das Kästchen "AlterRA" und geben dann diese über die
Schaltfläche "Alternative Rechnungsadresse" an.
Die Schaltflächen oben:
"Neu" erstellt eine neue Rechnung für den Kunden.
"Briefmarke" öffnet das Deutsche Post Portal für
E-Briefmarken.
"Druckersymbol" druckt die Rechnung mit der eingegebenen
Vorlage. Zur Kontrolle zeigt es erstmal die Druckvorschau an. Sie können dann
auf "Drucken" klicken und die Rechnung drucken.
"PDF drucken" wandelt die Rechnung in ein
PDF-Dokument um und hängt sie an eine ausgefüllte E-Mail an. Den Text dieser
E-Mail geben Sie im Firmenformular an.
"Stornieren?" Sie können die aktuelle Rechnung stornieren.
(Löschen Sie bitte keine Rechnung, da es nach dem Finanzamt Vorschrift ist,
dass die Rechnungsnummern fortlaufend sein müssen.) Die Rechnung wir daraufhin
als storniert gekennzeichnet und nicht mehr angezeigt (stornierte Rechnungen
können Sie aber über das Rechnungsauswahlformular anzeigen).
"Mahnung“, wenn Kunden nicht bezahlt haben, können Sie die
Mahnfunktion benutzen, um den Kunden daran zu erinnern.
Geben Sie die Mahnstufe an.
Wählen Sie, ob die Mahnung per E-Mail (PDF) verschickt werden soll.
Geben Sie einen Mahn Text, wenn nicht schon geschehen, ein, und drucken Sie
die Mahnung über die Schaltfläche "Drucken" aus.
Systemvoraussetzungen
Anschreibe Text
hicken.
